Тайм-менеджмент – искусство управления своим временем

Не нужно знать английский, чтобы понять, что тайм-менеджмент переводится как «время» и «управление», а точнее – управление временем. Эта наука, без которой теперь не способен обойтись ни начинающий частный предприниматель, ни поднявшийся на самую вершину бизнесмен, получила свое широкое распространение в 80-ых, когда заполнившие западные офисы компьютеры заставили работодателей требовать от своих подчиненных именно компьютерной быстроты выполнения задач и такой же максимальной отдачи.

К нам тайм-менеджмент пришел относительно недавно, но уже успел распространиться на бизнес, логистику, производства и даже на такие, казалось бы, неспособные подчиниться ему отрасли человеческой деятельности, как искусство и творчество. Суть же его, не вдаваясь в бесконечные определения, сводится к тому, что каждый, кто хочется добиться хоть какого-то успеха, должен в первую очередь научиться управлять своим временем, заставив это время работать на себя.

10 правил тайм-менеджмента

Чтобы стало понятно, как стать персональным тайм-менеджером своего времени, мы приведем несколько правил, которые должны превратиться для вас в привычку, дабы принести максимально ощутимый эффект.

1. Всегда четко знайте, к какой цели вы идете. Пусть это будет не глобальная всеохватывающая цель, а что-то небольшое-промежуточное и для кого-то совершенно неважное. Помните, для вас не бывает второстепенных целей, а потому любая из них должна быть достигнута в максимально короткое время и с минимальной затратой усилий, только в этом случае вы будете двигаться вперед, а не топтаться на месте.

Всегда ясно и максимально развернуто определяйте цели на ближайший день. Неделю. Месяц. Мало того, обязательно расписывайте все то, что вы должны сделать, чтобы добиться той или иной цели.

2. Учитесь вести деловой дневник, посвящая ему как минимум полчаса каждый вечер. Мы уже упомянули о целях, которые будут записаны вами (как и способы их достижения) именно в него. Но кроме них в вашем дневнике должны быть отмечены все ваши ежедневные дела: телефонные звокни, встречи и т.д.. И не просто отмечены – вы должны относить каждому из них к какому-то четко определенному времени. Только тогда вы сможете успеть осуществить их все.

3. Если вы что-то не успели сделать сегодня, то начните расписание планов на завтра с незавершенных вами дел. Если же по каким-то не зависящим от вас причинам подобная запись повторится 3-4 раза, решите, так ли важно дело, которое вы не могли выполнить так долго, и не стоит ли забыть о нем навсегда?

4. Всегда четко рассчитывайте время, которое вам нужно для того, чтобы добраться на ту или иную встречу, переговоры, а так же то, как много времени займут эти стречи. И всегда будьте готовы к тому, что какие-то дела займут у вас больше времени, чем вы рассчитывали. В этом случае, не паникуя и не расстраиваясь, вычеркните из списка предстоящих вам на сегодня дел наименее важное, чтобы не нарушить весь остальной график.

5. Если вы работаете в жесткой связке с другими людьми (подчиненными, исполнителями и компаньонами), обязательно дайте себе четкий ответ: на какие профессиональные качества каждого из них вы можете рассчитывать, насколько каждый из них пунктуален, а также просчитайте вероятность того, что кто-либо из них может вас подвести. Помните, что если сделка или какое-то дело сорвалось по вине вашего компаньона или сотрудника, то в этом виноваты в первую очередь вы, потому что не смогли учесть подобной возможности.

6. Но не спешите в желании сделать все как можно лучше, взвалить все дела на себя. Помните, что при надлежащем подходе и отсутствии завышенных требований вам может быть полезен каждый член вашего коллектива. Потому оставьте себе ту работу, которую не сможет сделать никто, кроме вас, передав менее важные функции своему окружению.

7. Никогда не назначайте встречи через вторых лиц, даже если вы считаете, что ваш помощник или ваша секретарша обладают памятью автоответчика. Потому сделайте для себя обязательной привычку не только самому обо всем договариваться, но и обязательно перезванивать перед каждой встрече тому, с кем вы хотели встретиться. Лучше узнать сразу, что он не приедет, чем потратить столь ценное время на ненужное ожидание.

8. Учитесь деловой манере беседы, так как ничто не забирает у нас столько времени, как разговоры ни о чем. Пусть каждое ваше предложение будет четким, коротким и емким. Знайте, как только собеседник ощутит и оценит вашу манеру ведения переговоров, он почти тут же проникнется ею, так как люди по натуре своей склоны к подражательству, и потому даже самый отпетый болтун будет вынужден разговаривать так же как вы – без лишних слов и не отклоняясь от темы.

9. Научитесь никогда ни от кого не зависеть. Фраза «подожди, я подвезу тебя» – не для вас. Экономьте время на передвижении, отказавшись от мыслей о комфорте и пафоса, выбирая между сидением дорогого авто, стоящего в пробке и метро, всегда выбирайте последнее.

10. И помните – в сутках всего 24 часа и всего 8-10 из них должно быть отведено на работу. Стоит вам увеличить срок своего рабочего дня, и вы просто сгорите. А потому правило «номер 10» звучит так – умейте сказать себе «хватит», не загоняйте себя до изнеможения, депрессии и полного выгорания мозга. Только при этом условии каждый ваш новый день будет проходить с максимальной отдачей.

Как с это выдержать?

Знайте, что как только вы начнете соблюдать эти правила, то в течение дня станете успевать в 3-4 раза больше, чем раньше. А это значит, что возросшая скорость вашей жизни окажет почти стрессовое влияние на ваши тело, разум и психику. Поэтому, считайте это 11-ым правилом тайм-менеджмента – отдыхайте как можно больше, сделав свой сон длиннее хотя бы на 2 часа, откажитесь от работы по выходным и обязательно занимайтесь каким-нибудь силовым видом спорта. Только при этих условиях вы выдержите нагрузки, которые диктует своим фаворитам наш сложный и быстрый век.

Тайм-менеджмент как специальность

Самое интересное, что профессии тайм-менеджера у нас пока что не учат. Однако это не помешало появлению целой плеяды частных консультантов и фирм вводящих тайм-менеджмент как на производстве, так и в различных офисах. Так что возможно вам стоит задуматься – а вдруг это именно тот бизнес, который вы так долго искали для себя? А по последним данным зарплата высококвалифицированного московского тайм-менеджера колеблется в пределах от 4,500$ до 15-20.000 в месяц.

Но не подумайте, что это простая работа. Дело в том, что если вы решитесь заняться реорганизацией рабочего времени в какой-нибудь компании, то вам будет мало знать те 10 правил, о которых мы рассказали вам. Как минимум вам потребуется еще и знание того, как работает офис и связанные с ним структуры: банки, снабжение, службы сервиса, дочерние предприятия компании и ее производства. Мало того, придется учитывать даже то, где и когда обедают сотрудники офиса, на чем они добираются на работу и какие обязанности были назначены им в момент их приема на работу. То есть вам нужно будет знать куда больше, чем знают о своей компании владельцы и директора, пригласившие вас к сотрудничеству.

Именно потому лучшие тайм-менеджеры получаются из тех, кто не одно десятилетие сам проработал в руководящих структурах солидных банков, компаний и фирм, и именно благодаря им работа различных фирм становится эффективней на 200, а то и 300 процентов.

Евгений Ефремов